La semana pasada pude estar en una sesión sobre Evernote con Berto Pena de Thinkwasabi en el marco de un Taller de Productividad para Directivos organizado por Parés i Aubia. Por cierto que si a alguien le interesa, el próximo 11 de Diciembre (enllaç a PiA) vuelve a impartir el mismo curso.
El caso es que en esa sesión Berto Pena defendía la utilización de Evernote como herramienta central en la que conservar no todo, pero casi. Yo vengo utilizando Evernote desde hace un montón de tiempo y la sesión me sirvió para tomar más conciencia si cabe sobre la multitud de aplicaciones prácticas que tiene.
Siempre digo que a mi me cuesta al principio explicarle a alguien qué es Evernote y para qué sirve. Digamos que es algo así como un almacén digital de las cosas que no sabes dónde guardar. Y además un almacén muy inteligente porque es capaz de encontrar cualquier cosa (incluido texto en imágenes) en un momento a través del eficiente buscador.
Para mi es como un gran comodín en el que guardo todo tipo de cosas y en el que a medida que pasa el tiempo voy encontrando nuevos usos:
1 Mensajes de correo electrónico
Yo utilizo el correo electrónico sólo como un medio de comunicación e intento no almacenar nada en las bandejas. Cuando leo el correo electrónico procuro procesar inmediatamente las tareas (que van a Wunderlist) y los archivos de soporte o relacionados con proyectos (que van al disco duro). Y por supuesto elimino los mensajes sin más. Pero a veces los correos contienen en el cuerpo del mensaje determinadas informaciones que quiero conservar. Por ejemplo, indicaciones concretas sobre un proyecto en el que estoy trabajando, la matización sobre un presupuesto, el cambio de guión en un curso, una dirección…Esos correos los convierto en nota simplemente reenviándomelo por correo electrónico a Evernote. Se tarda nada en hacerlo y sabes que allí va a estar perfectamente conservado. Eso sí, invierto un mínimo de tiempo en retocar el asunto o añadir texto al correo original a modo de anotación. Y por supuesto clasificando las notas directamente desde el asunto del mail. Con el uso he ido aprendiendo que con pocas libretas me manejo perfectamente así que casi me las sé todas de memoria, por lo menos las más importantes.
2 Imágenes
Utilizo con frecuencia Skitch, una aplicación de Evernote para editar imágenes con una interfaz muy sencillita pero que me permite hacer cosas básicas: destacar una parte, insertar un texto, pixelar algo que quiero ocultar…Skitch tiene la bondad de sincronizarse automáticamente con Evernote de forma que las imágenes que edito con Skitch se guardan en una libreta específica de Evernote. No hace falta decir que esas notas son editables, se les puede cambiar el nombre, poner etiquetas, reclasificar, etc, etc.
3 Fotos
Me sorprendió un poco que a Berto tampoco le gusta la aplicación para iphone de Evernote. Creía que eran manías mías porque yo prácticamente no la utilizo, antes me resulta más práctico enviarme lo que sea a mi correo de Evernote. Así que a menudo tengo que capturar algo sobre la marcha (una pizarra en un curso, garabatos de reuniones, mapas mentales dibujados sobre la marcha…) y lo hago con la cámara del teléfono. Esa imagen se envía luego a la cuenta de Evernota…i voilà!
4 Reuniones
Intento ir siempre a las reuniones con la tablet bien cargada. De este modo tomo las notas de la reunión directamente en Evernote. Así que si hay que reenviarle el acta de la reunión (suena un poco antiguo lo de acta, ¿no?) al finalizar simplemente se envía la nota por correo y listo. Pero además es muy sencillo rehacer el histórico de un proyecto, un cliente o un tema determinado. La búsqueda en Evernote es realmente efectiva por lo que podemos tener un montón de información aparentemente desorganizada bien ordenada con una simple búsqueda.
5 Manuales de instrucciones
Vale, entiendo que esto puede quedar algo friki. Desde hace un tiempo que cuando entra en mi vida un nuevo aparato descargo el pdf del manual, lo guardo en Evernote y destruyo el original en papel.
6 Guiones de cursos
Parte de mi actividad profesional se basa en la impartición de cursos además de charlas y seminarios cortos. A menudo cuando me plantean una primera idea empiezo a esbozar la estructura en una simple nota de texto en Evernote. Antes hacía un fichero de texto guardado en el disco duro pero me he dado cuenta de que me resulta más ágil hacerlo así. Cuando ya lo tengo bien definido lo paso a un editor, le doy el formato adecuado y lo remato. Pero en esa primera fase prefiero trabajar con menos distracciones.
7 En modo presentación
Es algo que utilizo desde hace muy poco pero cada vez le doy más importancia. Desde hace unos pocos meses cualquier nota se convierte en presentación con un simple click. Eso quiere decir que puedes compartir con otras personas notas basadas en textos, imágenes, gráficos o capturas web de forma sencilla y rápida sin necesidad de además crear una presentación. Eso alivia el esfuerzo de preparación de, por ejemplo, reuniones de trabajo o pequeñas charlas. Cualquier cosa que esté en Evernote se puede convertir en presentación y eso dispara las posibilidades.
Y tú, ¿qué uso le das a Evernote?
